Empecemos por algo importante: no tenemos que ser productivas siempre y a todas horas. Somos seres humanos y es normal tener épocas en las que no llegamos a todo, especialmente si estamos sobrecargadas de trabajo o sufrimos burnout.
Pero es cierto que hay épocas en las que la procrastinación se apodera de nosotras, nos encontramos con que tenemos dificultades para concentrarnos y el día, o mejor dicho, las horas de nuestra jornada laboral, nos cunden mucho menos de lo que nos cundían antes.
Pues bien, si ya has seguido el truco de Steve Jobs para gestionar tu energía y no te ha funcionado, hoy te vamos a dar otro diferente, porque puede que lo que te pase es que estés viviendo en tus propias carnes la “ley de Parkinson”.
Qué es “ley de Parkinson”
Cyril Northcote Parkinson fue un historiador naval británico autor de más de medio centenar de libros y la persona que escribió este ensayo para la revista The Economist en 1955. En él explicaba como una anciana dedicaba todo el día a escribir una postal para su sobrina porque no tenía nada más que hacer con su tiempo. Y detallaba su distribución del tiempo. La anciana dedicaba una hora a buscar la tarjeta. Perdía media hora más buscando sus gafas. Una hora y media, escribiéndola. Y un tanto parecido repasando lo escrito hasta que ocupaba todo el día.
Su historia tiene como objetivo explicar cómo "el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine". Esa es la llamada Ley de Parkinson. Trabajamos en base al tiempo que tenemos para trabajar. Si tenemos más tiempo para una tarea, vamos a alargar esa tarea hasta que se complete el tiempo, aunque la tengamos lista antes.
Te pongo otro ejemplo práctico. En este artículo decido invertir tres horas de mi jornada. Si lo termino en dos, es probable que de vueltas y reescriba una y otra vez la entradilla, moviéndome en círculos. O quizá, la primera hora me la pase mirando las zapatillas de plataforma de Converse que quiero comprarme, y termine escribiendo el artículo en las dos últimas horas. En cambio, si tardo dos horas en escribir el artículo y el tiempo de entrega es de dos horas, cubriré a la perfección esa ley de Parkinson y evitaré arruinar mi productividad.
Y es solo algo que diga este simpático autor. Está avalado por la ciencia. Según este estudio, cuando se nos asigna una tarea pensamos en el tiempo que tenemos disponible para realizarla en lugar del tiempo que realmente necesitamos. Lo que ocurre es que perdemos mucho tiempo.
Además, Parkinson afirmaba que “los gastos aumentan hasta cubrir los ingresos”, y la conocida como ley de trivialidad: “el tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia”. Dedicamos más tiempo a lo menos importante. La Ley de Parkinson podría ser la excusa ideal para aplicarnos la semana laboral de cuatro días, pero en realidad es lo que vamos a usar para mejorar nuestra productividad.
Cómo podemos mejorar la productividad con la Ley de Parkinson
Como la ley de Parkinson afirma, a grosso modo, que a más tiempo, más pérdida de tiempo, vamos a reducir esos tiempos y establecer unos plazos realistas y acordes al tipo de trabajo que vamos a realizar. No pongas tiempo de más, pon el tiempo que necesitas. Sé realista.
Para mejorar nuestra productividad usando esta ley, vamos a priorizar nuestras tareas y a optimizar el rendimiento en un tiempo determinado, usando por ejemplo la llamada regla de los dos minutos.
El experto en productividad David Allen sostiene que toda tarea que requiera poco tiempo (dos minutos) no debe planificarse sino hacerse. Por ejemplo, meter en el lavavajillas los platos de la cena cuando terminamos de cenar. Según él, es la forma de crear hábitos y de reducir la lista de cosas por hacer. Esta regla podemos usarla en el trabajo, por ejemplo contestado ese email ahora y no posponiéndolo.
Lo segundo que tenemos que hacer planificar nuestro trabajo de forma estratégica, por ejemplo el método de gestión de tiempo que usa Michelle Obama y que sigue la misma estrategia anterior de evitar posponer.
Una vez planificado e identificado lo más importante de nuestro día, vamos a aplicar en eso la “hora del terror”. Nos vamos a centrar en resolver ese tema que nos agobia, quitándonoslo de encima cuanto antes y asignándole un tiempo determinado y realista. Si este truco no te funciona, puedes hacer
Y si te cuesta, puedes entonar un cántico clásico y hacer caso al rey Théoden en la batalla del abismo de Helm en Las dos Torres, y repetir como un mantra su “Coraje, despierta” para enfrentarte a un duro día de trabajo. Parecerá una tontería de una friki, pero sé a ciencia cierta que funciona tan bien como estas frases motivacionales.
Fotos | Lance Anderson, Agencia INNN, Content Pixie y BRUNO CERVERA en Unsplash
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