Como si fuera una historiadora buscando el secreto de los templarios o investigando el Imperio Romano del que todos hablan (sí, también nosotras hablamos del Imperio Romano, pero de su vida sexual), persigo implacable cómo ser más productiva en el trabajo.
No creas que es buscando el bien común, que también. Es puro egoísmo, porque desde que uso algunos de estos trucos, como la regla de los dos minutos o el que usaba Steve Jobs para la gestión de energía, soy más feliz. El motivo no es otro que haber conseguido reducir mis niveles de estrés. Y eso que no he seguido muchos de los consejos que da Harvard para conseguirlo.
El último que ha llegado a mis manos ha sido la llamada matriz de Eisenhower. Esta vez no es de gestión de tiempo, sino de gestión de tareas, pero tiene efecto en la productividad. Y la he puesto en marcha hoy mismo.
Qué es la matriz de Eisenhower
La matriz de Eisenhower, también conocida como la caja de Eisenhower o la matriz de lo urgente/importante, es una herramienta, de gestión de tareas. Está basada en la estrategia y las técnicas propuestas por Dwight D. Eisenhower, el militar y político que fue el 34.º presidente de los Estados Unidos entre 1953 y 1961.
Por si no lo sabías, Eisenhower tenía unos niveles de productividad por las nubes, tal y como explica Stephen R. Covey en su libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva (que te recomendamos como uno de los libros para desatar tu potencial). Aunque las ideas de Eisenhower eran mucho más complejas, Covey tradujo una de sus frases más famosas a su mínima expresión: la matriz de Eisenhower.
Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva (Prácticos siglo XXI)
El político decía que tenía "dos tipos de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes". Con esto en mente, lo que busca la matriz de Eisenhower es que aprendamos a evaluar las tareas. Es decir, te ayuda a organizar tus tareas pero sobre todo a priorizarlas en base a su importancia y urgencia.
Cómo crear una matriz de Eisenhower
Funciona de una manera sencilla porque solo tenemos que asignar cada tarea a un cuadrante para visualizar mejor su prioridad en nuestro trabajo. Tendremos cuatro cuadrantes para hacer, programar, delegar o eliminar, y cada tarea de nuestro día, deberá ir a uno de ellos:
- Urgentes e importantes (Hacer). Son las tareas que deben hacerse cuanto antes porque de no hacerlo, existen consecuencias. Hablamos del tipo de tareas que no puedes evitar y que si se retrasan en el tiempo, empezarán a generar estrés. Cada trabajo tendrá sus propias urgencias, pero podríamos decirte que estas son las tareas que sí o sí deben hacerse en el día y cuanto antes.
- Importantes, pero no urgentes (Programar). Son tareas que se pueden posponer. Por ejemplo, un proyecto de un cliente para el que aún no tenemos fecha de entrega.
- Urgentes, pero no importantes (Delegar). Estas son las tareas que podemos delegar a otras personas. Deben hacerse de inmediato, pero no tan importantes como para que tengas que hacerlas tú. Es posible que si eres autónoma y no trabajas con más gente, este cuadrante esté siempre vacío, pero si trabajas gestionando un equipo no.
- Ni urgentes ni importantes (Eliminar). En este cuadrante vamos a poner las tareas que se pueden eliminar, y te digo por experiencia que son más de las pensamos. Suponen una distracción, el enemigo número uno de la productividad. Por ejemplo, una reunión que no tiene un objetivo concreto.
Así, en un primer vistazo tendremos las tareas agrupadas en cuáles serán las primeras por hacer, cuáles puedes programar para hacer por la tarde, cuáles son las tareas que vas a delegar, y cuáles las que vas a eliminar. La mayor complicación está en discernir si una tarea es urgente o importante. Como guía, piensa que las tareas urgentes exigen atención inmediata, y las tareas importantes pueden planificarse, ya que no están enfocadas a un objetivo a corto plazo.
Podemos crear una matriz de Eisenhower de forma digital, con herramientas como Asana, o usar un folio dividido en cuatro partes. Más sencillo imposible. Dos tips más antes de ponernos manos a la obra: haz primero una lista de tareas pendientes, y no metas más de 10 en cada cuadrante.
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