La regla del 80% es un inesperado truco para mejorar tu productividad que ya usaban Steve Jobs y Einstein

Tenemos tantas tareas cada día que para evitar que nos agobien, intentamos aumentar nuestra productividad a toda costa con cientos de trucos y para mejorar nuestra gestión del tiempo. Pero eso puede agobiarnos aún más, haciendo que entremos en un círculo de estrés y ansiedad del que es difícil salir. Según la asesora ejecutiva de productividad en Google Laura Mae Martin, hay algo que no tenemos en cuenta y que es el secreto para conseguirlo: dejar un 20% de las horas laborables libres.

En el podcast de Havard HBR IdeaCast le aseguró que el mayor error de productividad que cometen los empleados de alto rendimiento es “que la mayoría de la gente intenta hacer demasiado. La clave para maximizar la productividad”. Según Martin, ningún sistema de gestión del tiempo puede ayudarte si no sigues la regla del 80%.

Qué es la regla del 80%

Según una investigación de la Universidad de Columbia parecer ocupado se ha convertido en un símbolo de estatus. No solo para reafirmar su valor, sino para que el resto de gente que trabaje contigo perciba tu importancia, especialmente tu jefe. cuando alguien te dice: " Estoy ocupado ", lo que en realidad está diciendo es: "Soy importante". Pues bien, aunque suene antinatural, para hacer realmente más, tenemos que hacer menos. Concretamente un 20% menos.

El motivo es que si nos centramos únicamente en completar tareas pendientes a lo loco, en realidad nos entregamos menos a nuestro trabajo y a la reflexión que nos haría avanzar tanto personal como profesionalmente. Corremos mucho, pero en la dirección incorrecta. Martin recomienda dejar todos los días un margen de tiempo en tu agenda con la regla del 80% que consiste en llenar solo el 80% de nuestro día y dejar un 20% libre para lo que pueda surgir. Ella misma explica que así, “tienes tiempo para pensar con claridad y ceñirte a tus prioridades”. Si nos comprometemos demasiado y buscamos llenar el 100% es complicado que lo logremos. Con la regla del 80% en cambio, “al final te comprometerás en el nivel adecuado”.

No es la única que afirma que el secreto de hacer más, es en realidad hacer menos. Christine Carter, miembro del Greater Good Science Center de la Universidad de California en Berkeley, estudia psicología positiva y afirmaba en una publicación de Greater Good que pasa unas cinco horas al día holgazaneando. "Paso todo ese tiempo haciendo cosas que disfruto, que no están en ninguna lista de tareas pendientes. Camino por el hermoso campus universitario cerca de mi casa durante la jornada laboral. Cocino por placer. Me tumbo en la cama de mi hija leyendo mientras ella hace sus deberes", aseguraba.

También el ingeniero de software Tom DeMarco, afirmaba hace ya 20 años lo mismo en  su guía de productividad, ‘Slack’. El experto asegura que la vida está llena de imprevistos y el trabajo, también. “Si tienes una agenda llena todo el día, no tienes tiempo para absorber esos impactos ni para hacer malabarismos con las prioridades. Terminas sintiéndote frenético y trabajando en las cosas equivocadas”, afirma. Es lo que se conoce como la paradoja de la productividad: buscando más eficiencia, se convierte en ineficiente como explica Óscar Fajardo. No tener tiempo libre en la agenda no solo es malo para la concentración y los niveles de estrés, también puede acabar con la curiosidad.

Steven Kotler explicaba en el blog TED Ideas que la neurociencia muestra que los bloques de tiempo de silencio y sin conexión tienen un profundo efecto en nuestro pensamiento y nuestra creatividad. “La presión obliga al cerebro a centrarse en los detalles, activando el hemisferio izquierdo y bloqueando el panorama general. Peor aún, cuando estamos presionados, solemos estar estresados. Nos sentimos infelices por la prisa, lo que nos amarga el humor y nos obliga a concentrarnos aún más. Por lo tanto, la falta de tiempo puede ser la kriptonita de la creatividad”. Nuestra mente necesita horas vacías para analizar problemas y tener mejores ideas, algo que ya practicaban personas de éxito como Albert Einstein o Steve Jobs.

Nota: algunos de los enlaces de este artículo son afiliados y pueden reportar un beneficio a Trendencias.

Fotos | El diablo viste de Prada

En Trendencias | Las 63 mejores películas de Navidad (y dónde verlas) para darnos un atracón nos guste el género que nos guste

En Trendencias | La receta de pollo asado de Jordi Cruz que puedes hacer en casa para quedar bien siempre (aunque no tengas ni idea de cocinar)